ضوابط التعاقد مع جهات خارجية للتدريب وتطوير القدرات حسب الحاجة
1. الغرض
تحديد الضوابط والإجراءات اللازمة لضمان التعاقد مع جهات خارجية موثوقة، بهدف تطوير قدرات الكوادر البشرية والارتقاء بمستوى التدريب وفق معايير الجودة والاحترافية.
2. نطاق التطبيق
تطبق هذه الضوابط على جميع الفروع والأقسام التابعة للبرنامج عند الحاجة للتعاقد مع جهات خارجية لتقديم برامج تدريبية، ورش عمل، أو دورات تطوير مهني.
3. معايير اختيار الجهات الخارجية
- الاعتماد والجودة: أن تكون الجهة معتمدة وذات سجل مثبت في تقديم التدريب والتطوير.
- الخبرة والكفاءة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال التدريب أو تطوير القدرات المرتبط بتخصص البرنامج.
- السمعة المهنية: تقييم السمعة والاعتمادات السابقة، والتأكد من التوصيات والشهادات.
- التوافق مع أهداف البرنامج: القدرة على تقديم محتوى تدريبي يتوافق مع أهداف البرنامج الاستراتيجية.
- القدرة المالية والتنظيمية: قدرة الجهة على الالتزام بالجدول الزمني والتسهيلات المطلوبة.
4. إجراءات التعاقد
- تحديد الاحتياج: تحديد احتياجات التدريب أو التطوير مع تحديد الهدف والفئة المستهدفة.
- دعوة للعروض: إعلان مسبق وشفاف للدعوة إلى تقديم عروض من الجهات المؤهلة.
- تقييم العروض: لجنة مختصة تقوم بتقييم العروض بناءً على معايير الجودة والخبرة والسعر والقيمة المضافة.
- إقرار التعاقد: توقيع العقد بعد استيفاء الشروط القانونية والإدارية وموافقة الجهات المختصة.
- توقيع اتفاقية واضحة: تشمل مدة التدريب، التكلفة، مسؤوليات الطرفين، ومؤشرات قياس الأداء (KPIs).
5. ضوابط الشفافية والمصداقية
- نشر قائمة الجهات المؤهلة على الموقع الداخلي أو لوحة الإعلانات الرسمية.
- توثيق جميع العروض والتقييمات في ملفات رسمية متاحة للمراجعة.
- الالتزام بالقوانين واللوائح المحلية للتعاقدات والمشتريات.
6. مؤشرات الأداء والمتابعة
- نسبة التدريب المنفذ وفق الخطط والأهداف المقررة.
- تقييم رضا المشاركين عن جودة التدريب (استبيانات).
- متابعة تنفيذ التوصيات الناتجة عن التدريب.
- مراجعة العقود والتقارير بشكل دوري لضمان الالتزام بالشروط.
7. التوثيق وحفظ السجلات
- حفظ جميع العقود والمستندات المتعلقة بالجهة المتعاقدة في أرشيف إلكتروني وورقي.
- إعداد سجل متابعة لكل برنامج تدريبي يحتوي على خطة التدريب، الجهة المنفذة، المشاركين، والتقييم النهائي.
8. التحديث الدوري
- مراجعة الضوابط سنويًا لضمان توافقها مع السياسات الداخلية وتحديثات السوق والتشريعات.
- تعديل قائمة الجهات المؤهلة بناءً على الأداء السابق والتقييمات.